Présentation de JEX

Pour faire court et complet, JEX est un progiciel extranet évolutif de gestion administrative numérique et écologique pour les associations culturelles, artistiques ou sportives.

Ceci étant dit, précisons quelques termes de cette définition dans le contexte de JEX :

  • progiciel : logiciel dédié à la gestion d’activités professionelles.
  • extranet : site web à accès privé et sécurisé, réservé aux membres d’une même organisation (intranet sur le web).
  • évolutif : qui évolue régulièrement, selon les besoins et les demandes des utilisateurs.
  • gestion administrative numérique : principe de gestion administrative qui vise à automatiser toutes les tâches qui peuvent l’être afin d’améliorer l’efficacité des utilisateurs. Principes supports : accès unique et universel au système d’information, assistance à la recherche et à la saisie d’information, suppression des saisies multiples, génération automatique des documents d’activité, notifications pour les actions en attente, assistance intelligente pour les processus de vérification, etc.
  • gestion administrative écologique : principe qui vise à réduire l’empreinte écologique de gestion administrative.  Principes supports : objectif zéro papier, suppression du réseau informatique local, utilisation du cloud, réduction du temps d’utilisation de l’outil informatique, optimisation des ressources consommées par l’outil informatique, etc.
  • associations : associations sans but lucratif, gérées par des administrateurs salariés et/ou bénévoles.

Origines

Fonctionnalités

JEX est un extranet destiné à être utilisé par tout les différents adhérents et administrateurs de l’association, et éventuellement par des tiers visiteurs (parents d’élèves, clients, futurs adhérents, etc.). Les utilisateurs ont accès à un ensemble de fonctionnalités qui dépend de leurs statut dans l’association. Plus le statut est élevé, plus les fonctionnalités disponibles sont grandes.

Les statuts utilisateurs

Par défaut JEX propose 20 statuts utilisateurs, du plus faible au plus fort :
Membre, Elève, Parent, Animateur, Artiste, Membre effectif, Membre du Conseil d’Administration, Responsable Communication, Responsable Evénements, Responsable Vie Associative, Responsable Club, Responsable Atelier, Responsable Spectacle, Responsable Contrats, Secrétaire, Trésorier, Vice Président, Président, Webmaster.

Cependant, votre association n’a probablement pas l’utilité de tous ces statuts. Heureusement, JEX est entièrement configurable et il est possible de désactiver les statuts non utilisés, ou de renommer un statut pour s’adapter à votre fonctionnement tout en conservant le niveau de fonctionnalités associé.

A partir du niveau Trésorier, toutes les fonctionnalités sont accessibles.
Le pouvoir supplémentaire du Président est d’attribuer les statuts des membres du conseil et du bureau. Le pouvoir supplémentaire du Webmaster est de se connecter en tant que n’importe quel utilisateur à des fins de test.

Fonctionnalités par Modules

Voici la liste complète des fonctionnalités présentées par module. Chaque module peut être activé ou désactivé selon le besoin. Comme indiqué précédemment, l’accès à une fonctionnalité dépend du statut de l’utilisateur et le statut requis pour chaque fonctionnalité est modifiable au besoin.

Quelques précisions sur les termes employés :

  • Consultation :  accés aux données en lecture, avec assistants de consultation (moteur de recherche, filtres, groupes, vues spécifiques). Selon le statut, l’accés est autorisée à toutes les données ou seulement au données concernant l’utilisateur. Toutes les données consultables sont exportables au format CSV pour Excel (ou autre logiciel compatible).
  • Gestion : consultation et accès en écriture : ajout, validation, modification, suppression des données
  • Création de document : génération automatisé de fichiers PDF, à partir de modèles prédéfinis et/ou personnalisables.
  • Envoi et Notification : envoi automatisé par email. Les emails sont personnalisables.
  • Alerte : envoi d’email pour inviter l’utilisateur à effectuer une action (lien fourni dans l’email)
  • Demande : action de saisir des données, effectuée par un utilisateur de statut faible (par exemple Visiteur Client, Parent ou Artiste), afin que ces données soit validées par un utilisateur de statut plus fort pour être enregistrées dans le système. Toute Demande provoque une Alerte pour l’utilisateur de statut plus fort, et la validation implique généralement une Notification auprès de l’utilisateur qui a initié la Demande.
  • Statistiques : vue récapitulative des données pour en extraire des statistiques pertinentes (principalement totaux et pourcentages). Ces statistiques sont personnalisables à la demande et exportables comme les données consultables.
  • Public : qualifie une donnée qui peut être consultée hors de JEX, sur le site web public de l’association typiquement, ou sur les sites des utilisateurs. L’accès à cette donnée se fait en utilisant les formats standards du web (XML, JSON, RSS, iCal)
  • Accès : propre à un statut, offre des fontionnalités spécifique au membre possédant ce statut.

Module ADHERENTS

  • Gestion des adhérents, de leurs statuts et de leurs compétences
  • Gestion des cotisations annuelles des adhérents
  • Consultation du trombinoscope
  • Demandes d’adhésion
  • Gestion des abonnés à liste de diffusion
  • Gestion des statuts
  • Statistiques
  • Accès membre : consultation des adhérents et trombinoscope

Module ECOLE

  • Gestion des cours
  • Gestion des professeurs et de leur profil public
  • Gestion des élèves et parent d’élèves
  • Gestions des inscriptions
  • Demande d’inscriptions (accès public)
  • Liaison avec le module Facture pour la facturation simple ou groupée d’inscriptions
  • Création des listes de présence des cours
  • Duplication des cours et de ses inscriptions
  • Liaison avec le Module Contact pour l’envoi aux élèves et parent d’un ou plusieurs cours
  • Accès élève  : profil, inscriptions, interventions, compte

MODULE ARTISTIQUE

  • La gestion des fiches publiques Artiste, Spectacles et Compagnie, avec textes spécifiques, photos et vidéos.
  • Liens entres les fiches : spectacles d’un artiste, compagnies d’un artiste, artistes d’un spectacle, compagnie d’un spectacle, artistes et membres d’une compagnie, spectacles d’une compagnies.
  • Demande de publication de fiche.
  • Accès artiste

MODULE DOCUMENTS

  • Gestion des documents avec titre, description, diffuseur et niveau d’accès dans l’association
  • Aperçu directe du document ou téléchargement
  • Organisation par catégories

MODULE MATERIELS

  • Gestion des matériels avec titre, description, et utilisateur actuel
  • Aperçu par photo
  • Organisation par secteur d’activité et catégories

MODULE cLIENTS

  • Gestion des clients et liens vers leurs interventions
  • Gestion de la prospection et de la relation client : suivi commenté des contacts, prospects, acheteurs.
  • Importation en masse de fichiers clients depuis Excel ou format CSV.
  • Gestion des étiquettes clients : permet la création de sous-groupes multiples et croisés de clients, afin de faciliter la prospection et le suivi.
  • Liaison avec le Module Contact pour l’envoi à un groupe de client

MODULE INTERVENTIONS

  • Gestion et suivi par état des interventions artistiques (spectacles) et pédagogiques (ateliers)
  • Vue calendrier interne de toutes les interventions et agenda public des interventions publiques.
  • Gestion des intervenants et de leurs fonctions
  • Répartition des crédits d’une intervention sur les comptes des intervenants
  • Création et envoi des devis et contrats (avec signature numérique)
  • Liaison avec le module Facture pour la facturation des interventions
  • Gestion des modèles de devis et contrat
  • Demande de devis (accès public)
  • Confirmation de devis et demande de contrat (accès propre à chaque client)
  • Statistiques
  • Accès artiste ou animateur, reponsable d’intervention ou intervenant

MODULE FACTURES

  • Gestion des factures : autonomes, d’interventions, d’inscriptions
  • Création de facture selon un modèle prédéfini
  • Envoi de facture
  • Suivi du paiement de la facture avec délai avant envoi de rappel
  • Enregistrement comptable du paiement, ou état impayé.

MODULE COMPTES

  • Gestion comptable simple des comptes internes (budgets alloués) de l’association, des projets, des adhérents, des spectacles et des compagnies.
  • Demandes de remboursement, d’achat, de transfert, de salaire.
  • Gestion des comptes bancaires et caisses en espèces,
  • Import automatique des relevés bancaires numériques (format CSV) issus des principales banques françaises et belges.
  • Contrôle comptable assisté : corrélation assistée entre les ecritures de la comptabilité interne et les opérations bancaires
  • Corrélation et paiement automatique des factures à partir des opérations bancaires.
  • Consulation des bilans comptables de recettes et de dépenses
  • Calcul du compte de résultat et de la balance compable

MODULE CONTACT

  • Rédaction et envoi d’email aux utilisateurs du système
  • Destinaire unique
  • Groupe de destinataires par statut
  • Groupe de destinataires par cours (élèves et parents d’un ou plusieurs cours)
  • Pièces jointe multiples

MODULE CONFIGURATION

  • Gestion des données propres de l’association
  • Gestion des paramètres globaux du système

FONCTIONNALITÉS  GloBALES

  • Page d’accueil public qui donne accès aux fonctionnalités utiles pour les visiteurs (parents, clients, etc.)
  • Page d’accueil privée qui liste les donnés en attente de validation ou de traitement
  • Alerte quotidienne reprenant l’ensemble des demandes et alertes en cours

Un logiciel en constante évolution

JEX est développement permanent, de nouvelles et fabuleuses fonctionnalités sont en cours de développement, et avec votre abonnement vous bénéficiez en continue des mises à jour.
Si vous un besoin spécifique qui n’est pas encore assuré par JEX, proposez le, et ensemble nous étudierons les solutions et je développerais pour vous la fonctionnalité correspondante. Et si cette fonctionnalité est utile aux autres associations utilisatrices, son développement sera gratuit !

Tarifs

JEX est facturé par abonnement annuel. La période de mise en place (configuration, saisies initiales, appropriation des fonctionnalités) dure de 3 mois à 1 an et est gratuite.
L’abonnement annuel varie de 100€ à 1000€, en fonction de plusieurs paramètres :

  • nombre de modules activés
  • nombre d’adhérents
  • nombres d’inscriptions
  • nombres d’interventions
  • nombres d’écritures comptables enregistrées
  • chiffre d’affaire facturé

Dans tous les cas, en fonction de ces paramètres, il est possible de calculer le gain de temps de travail induit par l’utilisation de JEX, et le coût de l’abonnement à  JEX est toujours très largement inférieur à au coût du temps de travail correspondant sans JEX.

Pour aller plus loin…

Contactez moi par email ou téléphone pour :

  • Une présentation en live de JEX
  • L’analyse de vos besoins en gestion administrative
  • Un accès gratuit et illimité à une version de démonstration
  • Un devis pour votre abonnement annuel
  • La planification de la période de mise en place de JEX
  • Toute question, remarque ou proposition concernant JEX